Jak się przygotować do zdjęć z konferencji czyli jedna z najbardziej popularnych form eventu na fotografiach.

Konferencje to wyjątkowe eventy, które oferują nie tylko bogatą wiedzę merytoryczną, ale także networking branżowy gdzie goście mogą wymienić się doświadczeniami. To często też event firmowy, który jako impreza wewnętrzna daje możliwości bliższego poznania zespołu i integracji. Dla fotografa to także wyzwanie aby znaleźć sposób na kompletny reportaż ukazujący całość wydarzenia. Fotografowie eventowi pełnią ważną rolę w dokumentowaniu tych wydarzeń i tworzeniu fotografii, które oddają zarówno istotę, jak i atmosferę konferencji. Oto kluczowe elementy, które każdy fotograf eventowy powinien uwiecznić.

POWRÓT DO ARTYKUŁÓW

Sala Konferencyjna i Miejsce Wydarzenia

Sala konferencyjna i jej wystrój stanowi serce wydarzenia, dlatego ważne jest uwiecznienie jej wyjątkowego charakteru. Fotograf powinien pokazać zarówno ogólny widok sali konferencyjnej, jak i detale architektoniczne, które nadają miejscu wyjątkowy klimat. Zawsze fotografuję miejsce spotkania w pełni przygotowane jeszcze za nim przyjdą wszyscy goście, tak żeby podkreślić jakość przygotowań i starania organizatorów. Tak właśnie zaczynam historię danego wydarzenia. Także później podczas konferencji dokumentuję przestrzeń z każdej możliwej perspektywy, nie zapominając o detalach i nazwie danej lokalizacji o ile jest to możliwe. Nierzadko też dany obiekt podkreśla tematykę danego spotkania i wtedy już takie zdjęcia to "must do" każdego fotografa.

Rejestracja

Zazwyczaj Konferencje zaczynają się od przybycia i rejestracji uczestników. To jest istotny moment, który zawsze dokumentuję na fotografiach, także ze względu na materiały konferencyjne, które często są rozdawane w formie "welcome pack'ów". Wtedy też staram się uchwycić zainteresowanie uczestników ale też zaangażowanie i profesjonalizm obsługi. Rejestrując materiały skupiam się na detalach i logotypach organizatora i ewentualnych partnerów.

Prelegenci i Uczestnicy

Niezaprzeczalnie, to prelegenci i uczestnicy nadają konferencji charakter ale i wartość merytoryczną. Oczywiście każda przemawiająca osoba na scenie musi być ujęta na zdjęciach. Każdego prelegenta staram się uwiecznić w szerszej perspektywie ale także z bliska podczas danego wystąpienia. Dobrze wcześniej zapoznać się z agendą i wiedzieć kto jak długo będzie przemawiał. Fotograf powinien skupić się na uchwyceniu zainteresowania, emocji oraz gestów osób biorących udział w wydarzeniu. Jeśli jest możliwość staram się także zrobić kilka zdjęć zza pleców przemawiającego ze słuchaczami w tle. To bardzo często są ciekawe kadry. Oczywiście "widownia" nie pojawia się w fotorelacji tylko jako tło. Podczas prelekcji fotografuję także uczestników, którzy z zaciekawieniem słuchają wystąpień. Poza szerokimi kadrami całej pełnej sali czy większej grupy słuchaczy, staram się także wyłowić pojedyncze osoby wsłuchane w prezentacje, robiące notatki lub zdjęcia poszczególnych slajdów. Zawsze staram się uchwycić emocje i spontaniczne reakcje. Często podczas konferencji wiele prelekcji dzieje się równolegle w różnych salach. Wtedy praca fotografa ze spokojnego biegu na 3000 m zmienia się w 400 m przez płotki a czasami nawet w sprint. Trzeba działać szybko aby nic nie umknęło. Oczywiście są sytuacje gdy nawet najszybszy sprinter nie jest w stanie ogarnąć wszystkiego i wtedy pozostaje praca w duecie lub większym zespole.

Zdjęcia materiałów, branding i detale

Fotorelacja z konferencji to także zdjęcia wszelkich materiałów pojawiających się podczas wydarzenia. Wspomniane wcześniej gadżety przekazywane przy rejestracji, rozłożone w przestrzeni konferencyjnej foldery, czasopisma, rozstawione rollup'y i ścianki z logotypami czy inne materiały promocyjne z logo danej marki/firmy czy partnera eventu. To wszystko jest częścią fotoreportażu dopełniając całość historii ale też stanowiąc pewną dokumentację organizacji przedsięwzięcia.

Przerwy kawowe i Networking

To jedna z moich ulubionych części i nie dlatego, że można wypić wtedy pyszną kawę :) ( paradoksalnie kawę zazwyczaj pijam zupełnie w innych momentach ) ale właśnie na wszechobecną interakcję między uczestnikami. Cały ten networking, rozmowy, wymiana poglądów, dystrybucja wizytówek... to jest dla mnie esencja Konferencji. Mam wrażenie, że wiele osób właśnie dla tych chwil bierze udział w tego typy wydarzeniach, żeby porozmawiać z innymi. Skupiam się wtedy na tych rozmowach, emocjach i zainteresowaniu poszczególnych osób. Nie zapominając także o szerszym planie i tak przez wszystkich lubianym i oczekiwanym "efekcie pełnej sali" :) Zdjęcie filiżanki kawy to też smaczne ujęcie ;)

Partnerzy i Stoiska Wystawców

Bardzo często konferencjom towarzyszą wystawcy. Zazwyczaj są to przedstawiciele danej branży albo partnerzy/sponsorzy danego wydarzenia. Ich stoiska są najbardziej aktywne podczas przerw i czasu na networking. Uczestnicy mogą wtedy poznać dana firmę lub markę, zapoznać się z nowościami, dopytać o szczegóły a także przeprowadzić rozmowy handlowe i uzyskać atrakcyjną cenę ( nie wspominając o darmowych gadżetach, które zawsze cieszą się dużą popularnością :) ) To są bardzo istotne momenty, które zawsze uwieczniam na fotografiach. Zainteresowanie uczestników, rozmowy, ale też przeglądanie folderów, produktów.. to wszystko musi być na zdjęciach.

Wszelkie Atrakcje i Aktywności

W dzisiejszych czasach konferencje przybierają róże formy. To nie zawsze jest klasyczny schemat z listą prelekcji podzieloną przerwami kawowymi i lunchem. Często organizatorzy czy agencje eventowe chcąc urozmaicić daną formułę wprowadzają różnego rodzaju atrakcje dla uczestników. Czy to w postaci warsztatów, wystąpienia specjalnego gościa, konkursu czy innych aktywności. Cokolwiek by się nie działo, zawsze jestem gotowy aby nic nie umknęło mojej uwadze. Oczywiście najlepiej jest wcześniej się przygotować i zapoznać dokładnie z agendą wydarzenia a później być w stałym kontakcie z organizatorem lub klientem aby na bieżąco być ze wszystkimi wydarzeniami. To rola profesjonalnego fotografa eventowego. Oczywiście wszystko co się dzieje na scenie, wszelkie przemowy, wręczenia nagród, czy spontaniczne wystąpienia.. trzeba być zawsze gotowym do naciśnięcia spustu migawki.

Wieczorne Gale i Bankiety

Pod nazwą "Konferencja" czasami kryją się wydarzenia mieszane. Często część dzienną - merytoryczną, łączy się z wieczorną galą lub bankietem. Poza uroczystą kolacją i częścią oficjalną z przemówieniami, podziękowaniami i nagrodami, pojawia się także część artystyczno-rozrywkowa w postaci występu, koncertu i późniejszej zabawy na parkiecie. Będąc fotografem na takiej wieczornej części trzeba umiejętnie wyważyć kiedy robić zdjęcia. Tu ważne jest wyczucie. O ile część oficjalną dokumentujemy w całości i szczegółowo to w późniejszym czasie nie zawsze i nie wszędzie należy celować obiektyw. Optymalnie, żeby fotorelacja miała swoją ciągłość i stanowiła całość należy każdy element w jakimś stopniu mieć udokumentowany. Przy koncertach gwiazd bardzo często jesteśmy ograniczeni działaniem do kilku pierwszych utworów lub ( rzadko ale jednak ) mamy całkowity zakaz ronienia zdjęć ( co z tego, że kilkaset osób wrzuca zdjęci i filmy live na bieżąco... fotografowi czasami nie wolno nic ) Przy takich wydarzeniach trzeba się wykazać większą czujnością i wrażliwością. Przy zabawie też trzeba działać subtelnie aby swoją obecnością nikogo nie irytować. Oczywiście wszystko zależy od oczekiwań zleceniodawcy i najlepiej zawsze dopytać o oczekiwania i potrzeby Klienta, szczególnie jeśli współpracujemy z daną firmą pierwszy raz. Czasem może być wręcz odwrotnie i komuś może najbardziej zależeć właśnie na zdjęciach z zabawy.

Podsumowując, praca fotoreportera przy dokumentowaniu konferencji to wielkie wyzwanie dające wiele możliwości kreatywnego podejścia. Pomimo faktu, że konferencja konferencji nie równa, jest jednak wiele cech wspólnych i momentów, które z perspektywy fotografa powinny zostać należycie uwiecznione. I nie istotne czy gospodarzem konferencji jest Warszawa, Łódź, Kraków, Poznań, Gdańsk czy Wrocław... nie ważne czy to event na 50 czy na 500 osób. Najważniejsze aby wykorzystać najlepiej swój sprzęt i wysokiej jakości zdjęciami oddać klimat i atmosferę wydarzenia pokazując w jak najbardziej atrakcyjny sposób jego przebieg. Każdy ma jakiś własny styl. Ja zawsze dużo rozmawiam z klientem i w odpowiedni sposób staram się zadbać o jego potrzeby. Aby zobaczyć jak mi to wychodzi najlepiej zajrzeć do mojego portfolio i sprawdzić oferowane przeze mnie usługi. Moja oferta to fotografia eventowa, w której staram się robić najbardziej szczegółowe zdjęcia i w najlepszy sposób uchwycić moment, który ma znaczenie. Galeria jaką finalnie otrzymujesz pozwala pobrać zdjęcia i wykorzystać je w social mediach lub innych relacjach i materiałach prasowych.