Czy jest ci potrzebny fotograf eventowy na twoje wydarzenie?

Organizując konferencję, imprezę firmową czy inny event możesz się czasami zastanawiać czy warto angażować na organizowane wydarzenie profesjonalnego fotografa.

W obecnych czasach kiedy w naszych telefonach mamy aparaty, które z roku na rok są coraz lepsze można mieć wątpliwość czy ponosić dodatkowe koszty profesjonalnej fotografii eventowej. Przecież zawsze ktoś z pracowników coś tam „cyknie”, przecież w dziale marketingu mają jakąś lustrzankę więc porobią trochę zdjęć. Po co dokładać kolejną pozycję w kosztorysie? Jakoś to ogarniemy własnym sumptem! Napewno jakoś to ogarniecie, ale czasem jednak warto dołożyć jedną pozycję do budżetowej tabelki aby „jakoś” zamienić w „jakość”!

Poniżej kilka argumentów dlaczego profesjonalny fotograf na event to dobra inwestycja.

Zastanówmy się dlaczego w ogóle warto mieć zdjęcia?

1.Pamiątka

Organizując swoje wydarzenie starasz się zrobić wszystko jak najlepiej: znaleźć odpowiednie miejsce, ciekawie zaaranżować przestrzeń, zadbać o odpowiedni branding oraz idealne atrakcje i aktywności dla uczestników. Wszystko po to aby wśród gości wywołać efekt WOW, który przełoży się w późniejszym czasie na miłe wspomnienia i skojarzenia z danym eventem oraz firmą lub marką. Warto zapewnić możliwość łatwego powrotu do tych chwil. Profesjonalna fotorelacja z konferencji czy imprezy firmowej pełni między innymi taką właśnie funkcję. Jako fotograf eventowy bardzo często przy okazji obsługi fotograficznej imprez firmowych, wyjazdów integracyjnych lub konferencji, wykonaną fotorelację z eventu przygotowuję w formie galerii online, która jest potem udostępniana uczestnikom wydarzenia. Oglądając tak przygotowaną historię wracają do danego wydarzenia poprzez odświeżenie swoich wspomnień. Mogą (za zgodą Klienta) także pobrać poszczególne zdjęcia aby móc zachować je na zawsze. Jest to napewno wartość dodana dla każdego uczestnika. Fotografia eventowa może służyć właśnie temu.

2. Dokumentacja

Często zdjęcia z imprez, które wykonuję są wykorzystywane jako tzw. dowodówki organizacji danego eventu. Niektóre wydarzenia generują spore koszty, z których potem trzeba się rozliczyć przed klientem, zarządem czy kontrolerem finansowym, a czasem trzeba po prostu pokazać w firmie, że dany event się odbył i wszystko poszło zgodnie z planem. Doskonale o tym wiem, dlatego zawsze dokumentuję bardzo szczegółowo każdy aspekt eventu - od aranżacji przestrzeni, kreacji wizualnej, brandingu, przez gadżety i przygotowane atrakcje do reakcji uczestników i towarzyszących im emocji.

3. Relacje na SM i w mediach tradycyjnych

To chyba najbardziej oczywisty powód tworzenia fotoreportażu z Eventów. Chęć zakomunikowania innym, że wydarzenie miało miejsce. W obecnych czasach głównie publikujemy na naszych mediach społecznościowych i stronach internetowych. Ale niejednokrotnie też wysyłamy zdjęcia jako relację lub podsumowanie do zamieszczenia na portalach branżowych lub w mediach informacyjnych, zarówno w wersji online jak i tych tradycyjnych papierowych. Szczególnie istotne jest aby do relacji w mediach drukowanych dostarczyć jak najlepsze jakościowo pliki. Te fotografie muszą mieć najwyższą jakość ale muszą być też dostarczone szybko. I tu jako fotograf eventowy wychodzę na przeciw oczekiwaniom moich klientów i jeśli czas na to pozwala dostarczam pierwsze zdjęcia już podczas wydarzenia. Tak aby mogły one od razu wylądować na profilach firmowych w social mediach i mogły być dalej powielane przez innych wspomagając promocję wydarzenia i samej firmy czy marki.

4. Zdjęcia promujące przyszłe edycje wydarzeń

Czasem jest tak, że po spełnieniu powyższych funkcji, zdjęcia z danego wydarzenia mają jeszcze jedną istotną rolę. Służą do promocji kolejnej edycji naszej konferencji, targów, corocznej gali lub kongresu. Właśnie wtedy, reklamując jakieś wydarzenie wracamy do zdjęć z poprzedniej imprezy pokazując jak było ostatnim razem. I tu ważne aby odpowiednimi kadrami, pozytywnymi emocjami na zdjęciach i kluczowymi aspektami danego wydarzenia, zachęcić do uczestnictwa kolejne osoby. To taka inwestycja na przyszłość, o której trzeba pomyśleć wcześniej.

Profesjonalny fotograf eventowy zrobi to dobrze

Powyższe punkty to najczęstsze motywacje organizatorów do tworzenia fotorelacji z organizowanych przez nich wydarzeń. I ich realizację warto oddać w ręcę profesjonalisty. Fotograf eventowy wie doskonale jak zadbać o odpowiedni kadr, jak właściwie oświetlić daną scenę, kiedy użyć lampy a kiedy skorzystać z cichej migawki. Dzięki swojemu doświadczeniu i znajomości sprzętu i technik fotograficznych jest w stanie bardzo szybko zareagować w danym momencie tak aby uzyskać optymalny efekt. Profesjonalny fotograf ma zawsze zapasowy sprzęt na wszelki wypadek i jest przygotowany sprzętowo by sprostać każdemu reportażowemu wyzwaniu. Dba o jak najlepszy efekt podczas fotorelacji ale także o cały materiał już po zleceniu. Backupuje pliki i archiwizuje materiał przez odpowiedni czas. Profesjonalny fotograf eventowy daje po prostu jakość!

Znam jeszcze jeden powód, o którym dowiedziałem się kiedyś przy okazji realizacji jednego zlecenia. Kilka lat temu zostałem zaangażowany jako fotograf na pewnej Gali w Warszawie. Po wymianie kilku maili i dogadaniu szczegółów w dniu Imprezy stawiłem się na miejscu i zacząłem swoja pracę ( reportaż + zdjęcia na ściance ). W pewnym momencie podszedł do mnie organizator, który zapytał czy byłbym skłonny obniżyć stawkę za usługę w sytuacji jeśli nie będę w ogóle oddawał zdjęć! Kiedy zdziwiony zapytałem.. „ale jak to??” Uświadomiono mnie, że tak naprawdę jestem tu po o to aby swoją obecnością podnieść rangę wydarzenia w oczach gości. I, że tak naprawdę nawet nie muszę „wkładać karty do aparatu, wystarczy żebym tylko co jakiś czas błyskał”!! I w ten sposób dowiedziałem się o czymś, o czym wcześniej nie miałem pojęcia, że obecność fotografa podnosi rangę danego wydarzenia. W sumie jakby się nad tym zastanowić…. W każdym razie oczywiście następnego dnia wysłałem wszystkie przygotowane pliki ale czy ktoś je zobaczył ? Tego już nie wiem.

Jeśli ten ostatni powód jest też waszą motywacją do zatrudnienia fotografa - bierzcie kogokolwiek! Jeśli jednak chcecie dostać dobrej jakości materiał, warto się zastanowić nad wynajęciem profesjonalisty.